Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Dr. Christoph Ullmann
Königstraße 5
90402 Nürnberg
Deutschland

Telefon: 0911 23 55 82 50
E-Mail: info@mybeautyclinic-med.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

2. Gegenstand dieser Anwendung

My Beauty Clinic ist die interne Verwaltungssoftware der Praxis. Sie wird von zwei Personengruppen genutzt:

Patientinnen und Patienten nutzen ausschließlich die öffentliche Online-Terminbuchung. Ein Benutzerkonto ist dafür nicht erforderlich.

Mitarbeitende der Praxis melden sich mit einem von der Praxis vergebenen Zugang an und verarbeiten darin Termin-, Patienten-, Behandlungs-, Abrechnungs- und Lagerdaten.

Die Anwendung setzt keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein. Es finden keine Reichweitenmessung, kein Profiling und keine Weitergabe an Werbenetzwerke statt.

3. Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten zum Zweck der Behandlung stützt sich auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen informiert.

4. Hosting und technische Bereitstellung

Die Anwendung und ihre Datenbank werden auf einem eigens für die Praxis betriebenen Server in einem Rechenzentrum in Deutschland gehostet (Hostinger). Die Datenbank sowie die Dienste für Hintergrundaufgaben werden auf demselben Server selbst betrieben; es findet keine Auslagerung an einen Datenbank- oder Plattformanbieter statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit dem Rechenzentrumsbetreiber besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

5. Server-Log-Dateien

Beim Aufruf der Anwendung werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Erfassung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Zweck des technisch fehlerfreien Betriebs und der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

6. Cookies

Die Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies: zur Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung, zur Speicherung der gewählten Darstellung (helles oder dunkles Erscheinungsbild) und des Zustands der Seitenleiste. Es werden keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken gesetzt und keine Cookies von Drittanbietern zu solchen Zwecken eingebunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist für unbedingt erforderliche Cookies nicht notwendig.

7. Online-Terminbuchung

Bei einer Terminbuchung verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten — insbesondere Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewünschte Leistung und Terminwunsch — zum Zweck der Terminvereinbarung und -abwicklung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung).

Zum Schutz des Buchungsformulars vor automatisierten Eingaben setzen wir Cloudflare Turnstile ein, einen Dienst der Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München (Muttergesellschaft: Cloudflare, Inc., USA). Dabei werden technische Angaben Ihres Endgeräts und Ihre IP-Adresse an Cloudflare übermittelt, um zu unterscheiden, ob die Eingabe von einem Menschen oder einem automatisierten Programm stammt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch und Spam nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Übermittlung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt.

Zusätzlich begrenzen wir die Zahl der Buchungen je IP-Adresse und Telefonnummer innerhalb bestimmter Zeitfenster. Die dafür erforderlichen technischen Angaben werden nur kurzfristig vorgehalten.

8. Behandlung, Dokumentation und Abrechnung

Im Rahmen der Behandlung verarbeiten wir Stammdaten, Anamnese- und Einwilligungsangaben, Behandlungsverläufe einschließlich verwendeter Präparate und Chargen sowie Abrechnungsdaten. Es handelt sich dabei um Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO.

Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Zwecke der Gesundheitsvorsorge und der Behandlung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO für die vertraglichen und gesetzlichen Pflichten, insbesondere die ärztliche Dokumentationspflicht nach § 630f BGB. Alle Zugriffe unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht nach § 203 StGB.

Der Zugriff innerhalb der Anwendung ist rollenbasiert beschränkt: Mitarbeitende sehen nur die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten. Zugriffe auf Behandlungsdaten werden protokolliert.

9. Kommunikation per E-Mail

Terminbestätigungen, Terminerinnerungen, Rechnungen und Nachsorge-Nachrichten versenden wir per E-Mail. Für den technischen Versand nutzen wir den Dienst Resend der Resend, Inc., 2261 Market Street, San Francisco, CA 94114, USA. Übermittelt werden dabei die Empfängeradresse sowie Betreff und Inhalt der Nachricht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung des Behandlungsverhältnisses beziehungsweise Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit es sich um Nachsorge- oder Zufriedenheitsnachrichten handelt. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung; die Übermittlung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Jede Nachsorge-Nachricht enthält einen Abmeldelink, über den Sie den weiteren Empfang jederzeit beenden können.

10. Kommunikation per WhatsApp

Wenn Sie WhatsApp nutzen, um mit uns in Kontakt zu treten, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren Namen und weitere von Ihnen mitgeteilte Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten oder, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben, um Ihnen werbliche Nachrichten zuzusenden.

Für den Versand und Empfang von Nachrichten über unsere verschiedenen Kommunikationskanäle, einschließlich WhatsApp, nutzen wir den Dienst Superchat der SuperX GmbH, Oranienburger Str. 91, 10178 Berlin. Die Daten werden in unserem Auftrag auf Servern von Superchat in Deutschland gespeichert.

Betreiber des WhatsApp-Dienstes ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, eine Konzerngesellschaft der Meta Platforms, Inc. WhatsApp verarbeitet die Daten entsprechend seiner Datenschutzhinweise. Die Kommunikationsinhalte sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Gegebenenfalls erhebt WhatsApp auch weitere sogenannte Metadaten, die Informationen über die Identität von Absender und Empfänger enthalten können, sowie die Telefonnummer, Geräteinformationen und Informationen zur Nutzung von WhatsApp. WhatsApp nutzt diese Daten auch für eigene Zwecke. Wir haben keine Kenntnis von den Einzelheiten dieser Datenverarbeitung und auch keinen Einfluss darauf. Eine Weitergabe an weitere Empfänger innerhalb der Meta-Unternehmensgruppe in Ländern außerhalb der EU, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten, können wir nicht ausschließen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung durch uns ist

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Kommunikation der Anbahnung oder Abwicklung eines Vertragsverhältnisses dient;
• Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie sich für den Nachrichtenversand per WhatsApp angemeldet haben;
• sowie in allen anderen Fällen unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Soweit die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgt, werden die Daten gelöscht, sobald Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie im Chat eine Nachricht mit dem Inhalt „Stop“ oder eine E-Mail an info@mybeautyclinic-med.de senden.

11. Schriftarten

Zur einheitlichen Darstellung nutzt diese Anwendung die Schriftart Inter, die über Google Fonts bereitgestellt wird. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die Schriftdateien von einem Google-Server; dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer einheitlichen und barrierearmen Darstellung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

12. Benutzerkonten der Mitarbeitenden

Für Mitarbeitende der Praxis führen wir ein Benutzerkonto mit Name, dienstlicher E-Mail-Adresse, Rolle, Tätigkeitsmerkmalen und Arbeitszeiten. Verarbeitet werden zudem Anmeldezeitpunkte und die im System vorgenommenen Aktionen, soweit dies zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Behandlungs- und Abrechnungsdaten erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG (Beschäftigtenverhältnis) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO. Eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle findet nicht statt.

13. Verbindung mit Google Kalender (optional, nur Praxispersonal)

Mitarbeitende der Praxis können ihren persönlichen Google Kalender freiwillig mit dieser Anwendung verbinden. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die durch die Bestätigung im Google-Zustimmungsdialog erteilt und jederzeit widerrufen werden kann. Ohne diese Verbindung entsteht kein Nachteil; sie ist für die Nutzung der Anwendung nicht erforderlich.

Zweck: Praxistermine der betreffenden Person werden in den ausgewählten Google Kalender geschrieben und dort bei Änderung oder Absage aktualisiert. Umgekehrt werden bestehende Google-Termine als belegte Zeiten in die Praxisplanung übernommen, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

Verarbeitete Daten und Berechtigungen: Google-Kontokennung und E-Mail-Adresse (openid, email, profile) zur Anzeige des verbundenen Kontos; die Namensliste der eigenen Kalender (calendar.calendarlist.readonly) zur Auswahl des Zielkalenders; Kalendereinträge des gewählten Kalenders (calendar.events) zum Anlegen, Ändern und Löschen der Praxistermine sowie zum Auslesen belegter Zeiten. Weitere Google-Dienste werden nicht abgefragt.

Datenminimierung: In Google angelegte Termine enthalten keine Patientennamen, keine Diagnosen und keine Behandlungs- oder Rechnungsdaten. Inhalte privater Google-Termine werden nicht in die Patientendatenbank übernommen, sondern ausschließlich als belegte Zeit ausgewertet.

Speicherung und Löschung: Die von Google ausgestellten Zugangs- und Erneuerungsschlüssel (OAuth-Token) werden verschlüsselt ausschließlich auf dem Server der Praxis gespeichert und nicht an den Browser ausgeliefert. Beim Trennen der Verbindung in der Anwendung oder beim Widerruf im Google-Konto werden sie gelöscht und der Abgleich wird eingestellt.

Keine Weitergabe: Google-Kalenderdaten werden nicht verkauft, nicht an Dritte weitergegeben, nicht für Werbung verwendet und nicht zum Training von Modellen künstlicher Intelligenz genutzt. Die Verwendung von Informationen aus Google-APIs entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Verwendung (Limited Use).

Widerruf: in der Anwendung unter Einstellungen → Integrationen oder im Google-Konto unter Drittanbieter-Apps mit Kontozugriff.

14. Empfänger personenbezogener Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

In dieser Anwendung eingesetzte Auftragsverarbeiter und Dienste: Rechenzentrumsbetreiber (Hosting, Deutschland), SuperX GmbH (Superchat, Deutschland), Resend, Inc. (E-Mail-Versand, USA), Cloudflare (Spam-Schutz der Online-Buchung), Google Ireland Limited (Schriftarten sowie, bei ausdrücklicher Einwilligung der jeweiligen Person, Google Kalender).

15. Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben; im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Für die Behandlungsdokumentation gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung (§ 630f Abs. 3 BGB); für Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen gelten die steuer- und handelsrechtlichen Fristen von bis zu zehn Jahren.

16. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung (Art. 15 DSGVO) und gegebenenfalls ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung dieser Daten (Art. 17 DSGVO).

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO). Das Recht auf Einschränkung besteht insbesondere, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer gespeicherten Daten bestreiten, wenn die Verarbeitung unrechtmäßig geschah oder geschieht, wenn wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und eine Abwägung noch aussteht.

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen (Art. 20 DSGVO). Sofern Sie die direkte Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

17. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

18. Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

19. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Anwendung nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte durchgehend eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet, etwa bei der Kommunikation per E-Mail, Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

20. Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.